Подготовка к переговорам. На данной стадии импровизировать не стоит, это очень важный этап. Подходить к нему надо серьезно.
Рекомендуется к прочтению
1…Деловые переговоры, основные понятия! >>>
2…Деловые переговоры, классификация, примеры, советы >>>
Подготовка к переговорам состоит из важных критериев, которые необходимо включить в наш план.
План включает в себя 8 пунктов:
- Цели переговоров
- Границы приемлемого
- Полномочия сторон
- Время и место переговоров
- Способ коммуникации
- Информация по теме и об оппоненте
- Состав команды
- Вспомогательные средства
Задайте себе такие вопросы: | |
Какова цель переговоров? | Какие пункты должно включать хорошее соглашение? Без чего оно теряет смысл? Чего вы ожидаете от другой стороны? |
Каковы ваши полномочия? | Что именно вы имеете право решать самостоятельно? Нужно ли получать одобрение свыше на подписание контракта? Что не подлежит обсуждению? |
Что полезно знать? | Какова предыстория вопроса? С кем вы переговариваетесь? Что уже знаете о них? Что можете узнать? Каковы их возможные требования? Что для них неприемлемо? |
Что именно неприемлемо? | В каком случае вы отвергнете сделку? В какой области долгосрочные аспекты важнее краткосрочных? |
Определяем цели
Первый шаг подготовки — определение целей
Чего вы хотите достичь на переговорах? От точного определения своих целей зависит вся дальнейшая подготовка к переговорам. Это могут быть, например, условия поставки и параметры товара и т.п. Пример перечня целей
Например, магазин обуви ищет поставщика женской модельной обуви. Его могут интересовать: — цена,
- размеры прибыли,
- качество,
- широта ассортимента моделей,
- диапазон размеров,
- способность быстро выполнить заказ на данную модель,
- скидки на большие партии,
- гарантированные сроки поставки,
- гарантированные запасы на складе.
После того, как цели определены: | ||||
1. Распределите цели на З группы: | 2. Отделите желаемое от необходимого — делайте различия между «хочу» и
«надо» |
3. Определите приоритетность целей | ||
• идеальные,
• достижимые (реалистичные), • цели-минимум — то, что позволит не считать переговоры провалом. |
Простейший пример: Вы хотите новый мобильный телефонный аппарат со множеством дополнительных функций — но в данный момент Вы больше нуждаетесь в замене компьютера, если тот постоянно выдает ошибки. | Для компании | Приоритет | Для поставщика |
Цена | 1 | Качество | ||
Сроки | 2 | Цена | ||
Качество | 3 | Сроки | ||
Количество | 4 | Количество |
Подготовка к переговорам, определяем границы приемлемого
Некоторые вопросы не могут служить предметом переговоров — в противном случае возможны проблемы. Причины ограничений:
1 — Стандарты, законодательные требования
Например, не использовать продукцию, имеющую копирайт, без разрешения. 2 — Требования здоровья и безопасности
Например нельзя снижать цену детских игрушек за счет использования вредных для здоровья материалов
З — Профессиональные и этические нормы
Например, госпиталь может провести статистические исследования по болезни, но не имеет права раскрывать данные конкретных больных.
Полезный совет:
Если другая сторона просит обсудить «запретное»
- Сразу четко обозначьте — вопрос не подлежит обсуждению.
- В то же время спросите о мотивах такой просьбы — поищите другой способ удовлетворить нужны оппонента
В каком случае переговоры теряют смысл?
Какие условия делают контракт неприемлемым?
- Обязательно определите, имеются ли у вас строго обязательные требования — при несоблюдении которых сделка не состоится: — предельные затраты — цена материала или нормо-часа,
- оправданное соотношение цена — качество
- поставка только эксклюзивных моделей, производящихся исключительно для клиента
- Сообщите другой стороне как можно раньше о том, что не подлежит обсуждению
З. Определите, чем можно поступиться ради удовлетворения главных требований Спросите себя:
— Что я могу предложить в обмен?
Например, можно не настаивать на скидках в ответ на обещание не поднимать цены в течение определенного срока
Подготовка к переговорам, определяем полномочия сторон
Необходимо четкое определение границ ответственности переговорщиков
Кто будет санкционировать подписание соглашения? Кого надо информировать после подписания?
Оцените объем своих полномочий:
- желаемых («хотел бы»), — реальных («имею») Помогите себе вопросами:
- почему именно я?
- и почему я делаю это?
- какие мои навыки и знания важны на переговорах?
- я отвечаю за соответствующий вопрос?
Получите информацию о полномочиях противной стороны
Могут ли эти представители другой стороны подписать контракт? Нужно ли им одобрение свыше? Если да, как вы можете им помочь в представлении сделки их начальству?
Переговорщики часто имеют ограниченные полномочия или не располагают достаточными знаниями:
- например, вы уполномочены принимать решения в пределах определенной суммы.
Недостаток полномочий означает, что, возможно, понадобится консультация с вышестоящим лицом
Не делайте из этого проблему:
- открыто обговорите необходимость консультаций, — можете открыто задать вопрос об этом и другой стороне Полезный совет:
Имейте эксперта для решения технических вопросов. Если в делегации нет ответственного за определенный участок работы (например, за качество продукции или дату отгрузки), в этом вопросе Вы не сможете проявить гибкость.
Способ коммуникации
1.. Личное общение
Предполагает непосредственный контакт — возможность следить за реакцией партнера, включая «язык тела».
Хорошо
- для начальных переговоров — при условии предварительных письменных согласований; — для промежуточных переговоров — по сложному вопросу,
- на заключительной стадии — перед подписанием контракта. Телекоммуникации (телефон, факс, электронная почта)
Обычно дополняет личное общение.
Также используется между хорошими знакомыми цель:
- получить быстрый ответ на вопрос,
- удостовериться, что все идет по плану,
- получить информацию от другой стороны или стимулировать ее к действию
2.. Обмен письмами
Используется часто, хотя явно проигрывает личному общению. Сложность: письмо легко неправильно интерпретировать — можно истолковать неточно или просто «наоборот». Используют:
- готовя почву для последующих переговоров,
- обобщая оговоренный предмет последующих переговоров,
- удостоверяя полученную по телефону ключевую информацию (например, о цене), — заключая финальный контракт.
Подготовка к переговорам, выбираем место проведения
На атмосферу переговоров влияет место проведения. Его также можно выбрать в зависимости от преследуемых Вами целей.
Чужая территория — офис оппонента | «Дома» | Нейтральная территория |
Переговоры с клиентом проводите на его территории. | Если Вы клиент — переговоры, скорее всего, будут вести на Вашей территории. | Хороша в случае потенциально конфликтных переговоров. |
— Ваши усилия будут отмечены.
— Заказчик спокойнее и сговорчивее «дома». — На своем поле он видит в Вас гостя и будет вежливее |
Офис или переговорная комната Вашей компании.
— Легко организовать «стратегические вмешательства». — Трудно избежать незапланированных вмешательств. — Легко вызвать своих экспертов. |
Офис третьей стороны или арендованное помещение.
— Никто не имеет преимущества — все не «дома». — Каждая сторона должны привезти с собой все необходимое (все нужные материалы, экспертов, технику). — Волнует незнакомая обстановка. |
Полезный совет
Многие предпочитают вести переговоры на своей территории. Соглашайтесь, если это не сильно выбивает Вас из колеи. — В этом случае Вы сможете настаивать на определенном времени встречи. — Предложите проект повестки дня — скорее всего, будет принят, раз уж Вы согласны на чужую территорию. — Не забудьте удостовериться, что в повестку включены все «Ваши» пункты. |
Полезный совет
Усиливайте преимущество манипулируйте атмосферой, временем и настроем перерывов. Обращайтесь с гостями вежливо. Независимо от исхода нужно создать хорошее впечатление о вашей компании (важно не заполучить репутацию человека, с которым трудно иметь дело). |
Полезный совет
Заранее освойте управление видео- аудио- и другой техникой (чтобы не терять времени и не нервничать в процессе переговоров). Помните о способе тянуть переговоры («Мне надо посоветоваться с в главном офисе»). |
Подготовка к переговорам, выбираем время проведения
- Уточните, хватит ли всем времени на подготовку? Удобно ли время начала? Достаточно ли будет времени на переговоры? Какое лучше выбрать время дня?
- Начинать переговоры надо тогда, когда все готовы
- Настаивайте на определенном времени только если это необходимо. Оппонент досрочно может ощутить себя под прессом
- При переговорах по телефону убедитесь, что другому удобно разговаривать
- Заранее согласуйте время. Не забудьте о разнице во времени между разными часовыми поясами
- Не назначайте переговоры на чересчур ранее время. Лучше всего — не раннее утро
- Не втискивайте сложные переговоры в одну встречу
- Делайте перерывы. Помните, что после обеда люди сонливы
Подготовка к переговорам, готовим бэкграунд
- Ищите информацию для укрепления своей позиции и прояснения целей партнера Будьте своего рода детективом. Используйте разные источники информации:
- мнение коллег, архив фирмы, официальная информация (Просмотрите старые отчеты, поговорите с коллегами. Помните, что не только вы лучше подготовлены на этот раз, но и другая сторона)
- СМИ — пресса, телевидение (в поисках информации об оппонентах будьте осторожны — материалы могут быть заказными. Просмотрите опубликованные финансовые документы и прочее)
- неформальные контакты (Попейте кофе с поставщиком конкурента. Пошлите сотрудника в офис конкурента — пусть расскажет о царящем там стиле. Поговорите с сотрудниками, уволившимися из компании — конкурента)
2. «Прощупайте почву» — это усилит Вашу позицию
- Проведите маркетинговое исследование и заранее выясните, какие предложения интересны клиентам
- Определите, какая информация доступна (и полезна) другой стороне
З — Обдумайте, что делать, если переговоры зайдут в тупик
- Если вы клиент: к каким другим поставщикам можно обратиться?
- Если вы поставщик: какие еще рынки имеются для вашего товара?
Полезные советы:
- Цените каналы информации, сохраняйте их на будущее
- Избыток статистики только запутывает вопрос
- Ежегодные отчеты компании — источник интересной информации Полезные вопросы:
Какова история взаимоотношений?
- Что я знаю о другой стороне? Что могу узнать?
- У кого? Этот источник имеет личные пристрастия?
- Компания уже имела дело с этим представителем?
- Знаю ли я, чего ожидать? Если нет, где можно взять информацию?
- Были ли в истории неудовлетворительные договоренности?
- Что знают обо мне?
- Чего ожидают?
- Отличаюсь ли я от прежнего переговорщика с нашей стороны? — Могу ли я выиграть от этого?
Подготовка к переговорам, собираем сведения о другой стороне
Проясните иерархию целей другой стороны как можно точнее Важно знать:
- Есть ли расхождения во мнениях между группами и индивидами
- Кто имеет авторитет, кто правомочен принимать решения
- «Переговорная история», навыки, сила, слабость оппонентов
Используйте сведения о личности оппонента
- Избегайте очень личного. Но своевременное упоминание о любой хоккейной команде поможет растопить лед.
Помните о временной динамике
- У партнера могут появиться и новые слабые места После первых переговоров могут измениться: — баланс сил
- должность и полномочия основного переговорщика
Учитывайте культурные различия
- Русский средних лет, скорее всего, имеет недостаток коммерческого опыта, а молодой хорошо образованный американец — недостаток практического опыта.
Полезные вопросы
- Есть ли у другой стороны опытные переговорщики?
- Есть ли противоречия между представителями другой стороны?
- Располагают ли партнеры нужными для их целей знаниями и фактами?
- Достаточны ли власть и авторитет оппонентов для достижения их целей?
- Важно ли для них быстро завершить переговоры?
- Каковы личные интересы и нужды оппонентов?
- Имеются ли награды? Каковы отзывы прессы? Если вы сошлетесь на публикацию, большинству будет приятно.
- Если это потенциальный клиент, рассматривают ли вас как альтернативного поставщика? — Если это поставщик, кто его клиенты?
Подготовка к переговорам формируем команду
Современные переговоры редко проходят ”один на один”. Разделение функций на несколько человек позволяет решать возникающие во время переговоров проблемы максимально быстро и эффективно. Обычно переговорная команда состоит из 3-5 человек, выполняющих разные роли.
Типичные командные роли: | |
1. Лидер | — Ведет переговоры, дирижирует другими членами команды.
— Определяет темп — например, когда завершать обсуждение |
2. Хороший парень | — Выражает симпатию и понимание точки зрения противника.
— Проявляет относительное несогласие с позицией своей стороны. — Способствует «расслаблению» оппонента, ложному чувству безопасности. |
З. Плохой парень | — Нужен, чтобы в его отсутствие легче достигались договоренности. — Устраивает препятствия на пути переговоров, когда это задумано. — Подрывает аргументы противника. — Нервирует противника и показывает слабость его позиции |
4. Сторонник жесткой линии | — Следит, чтобы не отвлекались от цели. — Предпочитает затянуть переговоры, чем отступить от своего |
5. Интегратор | — Предлагает возможные выходы из тупика. — Указывает на непоследовательность в аргументах.
— Следит, чтобы не увязали в незначащих вопросах |
Формируем команду — Полезные советы
- Определите тактику и стратегию командного взаимодействия
- Проинструктируйте заранее всех членов команды, какие роли и как играть
3 — Несогласованное поведение участников серьезно подрывает доверие к делегации — Чтобы не получилось так: лидер декларирует полномочия подписать договор, а источник жесткой линии, придя на 5 минут позднее, говорит для затягивания переговоров, что необходимо посоветоваться с головной конторой.
4 — Необязательно, чтобы каждую роль выполнял отдельный участник 5 — Все члены команды должны быть одеты в одном стиле Полезные вопросы, спросите себя:
- Сколько людей нужно на переговорах? Нужны ли помощники?
- Все члены команды должны присутствовать на всех стадиях переговоров?
- Сколько времени нужно на разработку стратегии?
- Когда можно отрепетировать тактику и роли?
Вспомогательные средства
Подготовьте необходимые вспомогательные средства
Проверьте:
- освещение в переговорной
- наличие канцтоваров
- аудио- и видеотехнику, если нужно
- оборудование туалетной комнаты и т.п.
Физический комфорт при прочих равных условиях может стать критическим фактором. Так, понижение температуры в комнате или задержка с подачей прохладительных напитков может способствовать быстрейшему принятию решению оппонентами.
Полезные советы
В ходе переговоров периодически делаются уступки, о которых затем жалеют, поэтому для последующего анализа часто используют аудиозапись.
Недостатки этого способа:
- трудно установить аппаратуру так, чтобы хорошо записывала всех — наличие звукозаписывающей аппаратуры некоторым мешает или стесняет — не вовремя кончается пленка, батарейки и пр.
Обязательно попросите разрешения на запись у другой стороны.
Опытный переговорщик никогда не полагается только на аудиозапись и всегда ведет достаточно подробные письменные записи происходящего
1…Деловые переговоры, основные понятия! >>>
2…Деловые переговоры, классификация, примеры, советы >>>