Подготовка к переговорам. На данной стадии импровизировать не стоит, это очень важный этап. Подходить к нему надо серьезно.

Рекомендуется к прочтению

1…Деловые переговоры, основные понятия! >>>

2…Деловые переговоры, классификация, примеры, советы >>>

Подготовка к переговорам состоит из важных критериев, которые необходимо включить в наш план.

План включает в себя 8 пунктов:

Цели переговоров
Границы приемлемого
Полномочия сторон
Время и место переговоров
Способ коммуникации
Информация по теме и об оппоненте
Состав команды
Вспомогательные средства

Задайте себе такие вопросы:
Какова цель переговоров?	Какие пункты должно включать хорошее соглашение? Без чего оно теряет смысл? Чего вы ожидаете от другой стороны?
Каковы ваши полномочия?	Что именно вы имеете право решать самостоятельно? Нужно ли получать одобрение свыше на подписание контракта? Что не подлежит обсуждению?
Что полезно знать?	Какова предыстория вопроса? С кем вы переговариваетесь? Что уже знаете о них? Что можете узнать? Каковы их возможные требования? Что для них неприемлемо?
Что именно неприемлемо?	В каком случае вы отвергнете сделку? В какой области долгосрочные аспекты важнее краткосрочных?

Определяем цели

Первый шаг подготовки — определение целей

Чего вы хотите достичь на переговорах? От точного определения своих целей зависит вся дальнейшая подготовка к переговорам. Это могут быть, например, условия поставки и параметры товара и т.п. Пример перечня целей

Например, магазин обуви ищет поставщика женской модельной обуви. Его могут интересовать: — цена,

размеры прибыли,
качество,
широта ассортимента моделей,
диапазон размеров,
способность быстро выполнить заказ на данную модель,
скидки на большие партии,
гарантированные сроки поставки,
гарантированные запасы на складе.

После того, как цели определены:
1. Распределите цели на З группы:	2. Отделите желаемое от необходимого — делайте различия между «хочу» и «надо»	3. Определите приоритетность целей
• идеальные, • достижимые (реалистичные), • цели-минимум — то, что позволит не считать переговоры провалом.	Простейший пример: Вы хотите новый мобильный телефонный аппарат со множеством дополнительных функций — но в данный момент Вы больше нуждаетесь в замене компьютера, если тот постоянно выдает ошибки.	Для компании	Приоритет	Для поставщика
		Цена	1	Качество
		Сроки	2	Цена
		Качество	3	Сроки
		Количество	4	Количество

Подготовка к переговорам, определяем границы приемлемого

Некоторые вопросы не могут служить предметом переговоров — в противном случае возможны проблемы. Причины ограничений:

1 — Стандарты, законодательные требования

Например, не использовать продукцию, имеющую копирайт, без разрешения. 2 — Требования здоровья и безопасности

Например нельзя снижать цену детских игрушек за счет использования вредных для здоровья материалов

З — Профессиональные и этические нормы

Например, госпиталь может провести статистические исследования по болезни, но не имеет права раскрывать данные конкретных больных.

Полезный совет:

Если другая сторона просит обсудить «запретное»

Сразу четко обозначьте — вопрос не подлежит обсуждению.
В то же время спросите о мотивах такой просьбы — поищите другой способ удовлетворить нужны оппонента

В каком случае переговоры теряют смысл?

Какие условия делают контракт неприемлемым?

Обязательно определите, имеются ли у вас строго обязательные требования — при несоблюдении которых сделка не состоится: — предельные затраты — цена материала или нормо-часа,

оправданное соотношение цена — качество
поставка только эксклюзивных моделей, производящихся исключительно для клиента

Сообщите другой стороне как можно раньше о том, что не подлежит обсуждению

З. Определите, чем можно поступиться ради удовлетворения главных требований Спросите себя:

— Что я могу предложить в обмен?

Например, можно не настаивать на скидках в ответ на обещание не поднимать цены в течение определенного срока

Подготовка к переговорам, определяем полномочия сторон

Необходимо четкое определение границ ответственности переговорщиков

Кто будет санкционировать подписание соглашения? Кого надо информировать после подписания?

Оцените объем своих полномочий:

желаемых («хотел бы»), — реальных («имею») Помогите себе вопросами:
почему именно я?
и почему я делаю это?
какие мои навыки и знания важны на переговорах?
я отвечаю за соответствующий вопрос?

Получите информацию о полномочиях противной стороны

Могут ли эти представители другой стороны подписать контракт? Нужно ли им одобрение свыше? Если да, как вы можете им помочь в представлении сделки их начальству?

Переговорщики часто имеют ограниченные полномочия или не располагают достаточными знаниями:

например, вы уполномочены принимать решения в пределах определенной суммы.

Недостаток полномочий означает, что, возможно, понадобится консультация с вышестоящим лицом

Не делайте из этого проблему:

открыто обговорите необходимость консультаций, — можете открыто задать вопрос об этом и другой стороне Полезный совет:

Имейте эксперта для решения технических вопросов. Если в делегации нет ответственного за определенный участок работы (например, за качество продукции или дату отгрузки), в этом вопросе Вы не сможете проявить гибкость.

Способ коммуникации

1.. Личное общение

Предполагает непосредственный контакт — возможность следить за реакцией партнера, включая «язык тела».

Хорошо

для начальных переговоров — при условии предварительных письменных согласований; — для промежуточных переговоров — по сложному вопросу,
на заключительной стадии — перед подписанием контракта. Телекоммуникации (телефон, факс, электронная почта)

Обычно дополняет личное общение.

Также используется между хорошими знакомыми цель:

получить быстрый ответ на вопрос,
удостовериться, что все идет по плану,
получить информацию от другой стороны или стимулировать ее к действию

2.. Обмен письмами

Используется часто, хотя явно проигрывает личному общению. Сложность: письмо легко неправильно интерпретировать — можно истолковать неточно или просто «наоборот». Используют:

готовя почву для последующих переговоров,
обобщая оговоренный предмет последующих переговоров,
удостоверяя полученную по телефону ключевую информацию (например, о цене), — заключая финальный контракт.

Подготовка к переговорам, выбираем место проведения

На атмосферу переговоров влияет место проведения. Его также можно выбрать в зависимости от преследуемых Вами целей.

Чужая территория — офис оппонента	«Дома»	Нейтральная территория
Переговоры с клиентом проводите на его территории.	Если Вы клиент — переговоры, скорее всего, будут вести на Вашей территории.	Хороша в случае потенциально конфликтных переговоров.
— Ваши усилия будут отмечены. — Заказчик спокойнее и сговорчивее «дома». — На своем поле он видит в Вас гостя и будет вежливее	Офис или переговорная комната Вашей компании. — Легко организовать «стратегические вмешательства». — Трудно избежать незапланированных вмешательств. — Легко вызвать своих экспертов.	Офис третьей стороны или арендованное помещение. — Никто не имеет преимущества — все не «дома». — Каждая сторона должны привезти с собой все необходимое (все нужные материалы, экспертов, технику). — Волнует незнакомая обстановка.
Полезный совет Многие предпочитают вести переговоры на своей территории. Соглашайтесь, если это не сильно выбивает Вас из колеи. — В этом случае Вы сможете настаивать на определенном времени встречи. — Предложите проект повестки дня — скорее всего, будет принят, раз уж Вы согласны на чужую территорию. — Не забудьте удостовериться, что в повестку включены все «Ваши» пункты.	Полезный совет Усиливайте преимущество манипулируйте атмосферой, временем и настроем перерывов. Обращайтесь с гостями вежливо. Независимо от исхода нужно создать хорошее впечатление о вашей компании (важно не заполучить репутацию человека, с которым трудно иметь дело).	Полезный совет Заранее освойте управление видео- аудио- и другой техникой (чтобы не терять времени и не нервничать в процессе переговоров). Помните о способе тянуть переговоры («Мне надо посоветоваться с в главном офисе»).

Подготовка к переговорам, выбираем время проведения

Уточните, хватит ли всем времени на подготовку? Удобно ли время начала? Достаточно ли будет времени на переговоры? Какое лучше выбрать время дня?
Начинать переговоры надо тогда, когда все готовы
Настаивайте на определенном времени только если это необходимо. Оппонент досрочно может ощутить себя под прессом
При переговорах по телефону убедитесь, что другому удобно разговаривать
Заранее согласуйте время. Не забудьте о разнице во времени между разными часовыми поясами
Не назначайте переговоры на чересчур ранее время. Лучше всего — не раннее утро
Не втискивайте сложные переговоры в одну встречу
Делайте перерывы. Помните, что после обеда люди сонливы

Подготовка к переговорам, готовим бэкграунд

Ищите информацию для укрепления своей позиции и прояснения целей партнера Будьте своего рода детективом. Используйте разные источники информации:

мнение коллег, архив фирмы, официальная информация (Просмотрите старые отчеты, поговорите с коллегами. Помните, что не только вы лучше подготовлены на этот раз, но и другая сторона)
СМИ — пресса, телевидение (в поисках информации об оппонентах будьте осторожны — материалы могут быть заказными. Просмотрите опубликованные финансовые документы и прочее)
неформальные контакты (Попейте кофе с поставщиком конкурента. Пошлите сотрудника в офис конкурента — пусть расскажет о царящем там стиле. Поговорите с сотрудниками, уволившимися из компании — конкурента)

2. «Прощупайте почву» — это усилит Вашу позицию

Проведите маркетинговое исследование и заранее выясните, какие предложения интересны клиентам
Определите, какая информация доступна (и полезна) другой стороне

З — Обдумайте, что делать, если переговоры зайдут в тупик

Если вы клиент: к каким другим поставщикам можно обратиться?
Если вы поставщик: какие еще рынки имеются для вашего товара?

Полезные советы:

Цените каналы информации, сохраняйте их на будущее
Избыток статистики только запутывает вопрос
Ежегодные отчеты компании — источник интересной информации Полезные вопросы:

Какова история взаимоотношений?

Что я знаю о другой стороне? Что могу узнать?
У кого? Этот источник имеет личные пристрастия?
Компания уже имела дело с этим представителем?
Знаю ли я, чего ожидать? Если нет, где можно взять информацию?
Были ли в истории неудовлетворительные договоренности?
Что знают обо мне?
Чего ожидают?
Отличаюсь ли я от прежнего переговорщика с нашей стороны? — Могу ли я выиграть от этого?

Подготовка к переговорам, собираем сведения о другой стороне

Проясните иерархию целей другой стороны как можно точнее Важно знать:

Есть ли расхождения во мнениях между группами и индивидами
Кто имеет авторитет, кто правомочен принимать решения
«Переговорная история», навыки, сила, слабость оппонентов

Используйте сведения о личности оппонента

Избегайте очень личного. Но своевременное упоминание о любой хоккейной команде поможет растопить лед.

Помните о временной динамике

У партнера могут появиться и новые слабые места После первых переговоров могут измениться: — баланс сил
должность и полномочия основного переговорщика

Учитывайте культурные различия

Русский средних лет, скорее всего, имеет недостаток коммерческого опыта, а молодой хорошо образованный американец — недостаток практического опыта.

Полезные вопросы

Есть ли у другой стороны опытные переговорщики?
Есть ли противоречия между представителями другой стороны?
Располагают ли партнеры нужными для их целей знаниями и фактами?
Достаточны ли власть и авторитет оппонентов для достижения их целей?
Важно ли для них быстро завершить переговоры?
Каковы личные интересы и нужды оппонентов?
Имеются ли награды? Каковы отзывы прессы? Если вы сошлетесь на публикацию, большинству будет приятно.
Если это потенциальный клиент, рассматривают ли вас как альтернативного поставщика? — Если это поставщик, кто его клиенты?

Подготовка к переговорам формируем команду

Современные переговоры редко проходят ”один на один”. Разделение функций на несколько человек позволяет решать возникающие во время переговоров проблемы максимально быстро и эффективно. Обычно переговорная команда состоит из 3-5 человек, выполняющих разные роли.

Типичные командные роли:
1. Лидер	— Ведет переговоры, дирижирует другими членами команды. — Определяет темп — например, когда завершать обсуждение
2. Хороший парень	— Выражает симпатию и понимание точки зрения противника. — Проявляет относительное несогласие с позицией своей стороны. — Способствует «расслаблению» оппонента, ложному чувству безопасности.
З. Плохой парень	— Нужен, чтобы в его отсутствие легче достигались договоренности. — Устраивает препятствия на пути переговоров, когда это задумано. — Подрывает аргументы противника. — Нервирует противника и показывает слабость его позиции
4. Сторонник жесткой линии	— Следит, чтобы не отвлекались от цели. — Предпочитает затянуть переговоры, чем отступить от своего
5. Интегратор	— Предлагает возможные выходы из тупика. — Указывает на непоследовательность в аргументах. — Следит, чтобы не увязали в незначащих вопросах

Формируем команду — Полезные советы

Определите тактику и стратегию командного взаимодействия
Проинструктируйте заранее всех членов команды, какие роли и как играть

3 — Несогласованное поведение участников серьезно подрывает доверие к делегации — Чтобы не получилось так: лидер декларирует полномочия подписать договор, а источник жесткой линии, придя на 5 минут позднее, говорит для затягивания переговоров, что необходимо посоветоваться с головной конторой.

4 — Необязательно, чтобы каждую роль выполнял отдельный участник 5 — Все члены команды должны быть одеты в одном стиле Полезные вопросы, спросите себя:

Сколько людей нужно на переговорах? Нужны ли помощники?
Все члены команды должны присутствовать на всех стадиях переговоров?
Сколько времени нужно на разработку стратегии?
Когда можно отрепетировать тактику и роли?

Вспомогательные средства

Подготовьте необходимые вспомогательные средства

Проверьте:

освещение в переговорной
наличие канцтоваров
аудио- и видеотехнику, если нужно
оборудование туалетной комнаты и т.п.

Физический комфорт при прочих равных условиях может стать критическим фактором. Так, понижение температуры в комнате или задержка с подачей прохладительных напитков может способствовать быстрейшему принятию решению оппонентами.

Полезные советы

В ходе переговоров периодически делаются уступки, о которых затем жалеют, поэтому для последующего анализа часто используют аудиозапись.

Недостатки этого способа:

трудно установить аппаратуру так, чтобы хорошо записывала всех — наличие звукозаписывающей аппаратуры некоторым мешает или стесняет — не вовремя кончается пленка, батарейки и пр.

Обязательно попросите разрешения на запись у другой стороны.

Опытный переговорщик никогда не полагается только на аудиозапись и всегда ведет достаточно подробные письменные записи происходящего

Подготовка к переговорам, важный этап переговорного процесса